.. und Programmbeschreibung
  
Installation

Unter  Download  können Sie die Adressverwaltung herunterladen. Klicken Sie dazu die Datei adress_setup.exe an und speichern Sie lokal z.B. unter c:\Eigene Dateien\Download\.. ab. Öffnen Sie den Explorer und starten durch einen Doppelklick die Datei. Sie werden nun durch die Installationsroutine geführt und können das Installationsverzeichnis und eine Programmgruppe wählen. 

Unter Windows Vista sollten Sie unbedingt die Voreinstellung für das Installationsverzeichnis "c:\Address-Control.." übernehmen. 

Nach der Installation der Adressverwaltung können Sie die Programmausführung über das Startmenü (Programme / Address-Control..) oder über das Icon auf dem Desktop starten. Ihre Demoversion ist voll funktionsfähig und bleibt Ihnen auch nach der Freischaltung der Vollversion mit der Lizenznummer, einschließlich Ihrer erfassten Daten, erhalten! Sie ist nicht zeitlich beschränkt. Der Datenexport ist in der Demoversion auf 3 Adressen beschränkt und es können nur 30 Adressen pro Datenbank (99) erfasst werden.

Registrierung 

Mit der  Bestellung  erhalten Sie Ihre Rechnung für die Adressverwaltung per e-Mail. Nach dem Zahlungseingang oder -nachweis bekommen Sie per Mail Ihre Lizenznummer und können die Vollversion aktivieren. Bitte beachten Sie, dass wir die Überweisungszeiten der Banken nicht beeinflussen können!

Tragen Sie die Ihnen zugesandte Lizenznummer und Ihren Namen unter Extras\Registrierung im Menü der Adressverwaltung ein. Ist Ihnen dabei kein Schreibfehler unterlaufen, so erhalten Sie einen Hinweis über die ordnungsgemäße Registrierung. Nach dem erneuten Start des Programms sehen Sie auf dem Desktop oder unter Info statt "Lizenz: Demoversion" nun Ihren Namen und der Menüpunkt Extras\Registrierung ist nicht mehr anwählbar.

Programmbeschreibung __________________________________________________________

Menü ___

Datei Hier finden Sie alle Menüpunkte, die auch im Schnellstartmenü (Abb.) sichtbar sind. Bearbeiten Kopieren, Einfügen... Extras Unter Optionen finden Sie die Verzeichniseinstellungen für den Datenexport / Import, den Formulareditor für die Anpassung von Berichten, die Schnittstellen für den Datenimport, die Reorganisation und Registrierung. Die Reorganisation von Daten bewirkt das endgültige Löschen und die Neuindizierung der Datenbanken. Während der Reorganisation müssen alle weiteren Benutzer im Netzwerk die Adressverwaltung beendet haben! Info Anzeige der Versionsinfos

Optionen ___

Unter den Optionen müssen einmalig die Verzeichnisse für den Import und Export von Adressen angegeben werden. Da sich die Datei „Winword.exe“ je nach Betriebssystem in unterschiedlichen Verzeichnissen befinden kann, sollten Sie unbedingt auch diese Einstellung überprüfen. (rechte Maustaste auf dem Windows-Start-Buttom / Suche / winword.exe) Nach dem Auffinden der Datei wählen unter Optionen den gefundenen Pfad und tragen ihn ein. Winword (MS Word for Windows) gibt es natürlich auch in verschiedenen Versionen. Aus diesem Grund sollten Sie Ihren „Serienbrief.doc“ einmal mit Word öffnen und überprüfen, ob die Serienfelder mit dem Dokument verknüpft sind. Selbstverständlich können Sie sich mehrere Serienbriefvorlagen anfertigen und unter Optionen neu eintragen. Sollten Sie noch nicht auf Tobit gekommen sein und keinen David als Freund besitzen, so lassen Sie diese Einstellung einfach frei und benutzen den Export nicht.

Datenimport ___

Der Datenimport - universell kann Daten im *.txt oder *.csv Format importieren. Die Datenstruktur entspricht der des Exportes. Lesen Sie dazu bitte unbedingt die Hinweise im Importverzeichnis und benutzen zum testen unser Beispiel. 
Ein Beispiel für einen Datenimport - angepasst finden Sie in der Demoversion für eine Telefonbuch CD. Über den Datenimport - Outlook können Sie Ihre Kontakte aus Outlook (NICHT Outlook-Express) in die Adressverwaltung importieren.

Adressbuch wählen ___ Mit der Adressverwaltung können bis zu 99 Adressdatenbanken verwaltet werden. Hier werden Sie angelegt und zur für die Bearbeitung ausgewählt. Vergeben Sie für jede Datenbank einen frei wählbaren Namen. Mit Kopieren können Sie ein vorhandenes Adressbuch auf einen freien Eintrag kopieren und eine interne Sicherungskopie erstellen. Dies ist aber kein Ersatz für eine Datensicherung des gesamten Verzeichnisses der Adressverwaltung (c:\Address-Control\..), die Sie regelmäßig durchführen sollten. Bitte beachten Sie, dass beim Löschen einer Adressdatenbank alle Adressen unwiderruflich gelöscht werden! Durch die Vergabe eines neuen Namens des Adressbuches (statt "leer") wird ein neues Adressbuch angelegt. Mit Anlegen / Bearbeiten ist das gewählte Adressbuch aktiv.

Adressen bearbeiten ___

Die linke Seite dient zur Auswahl, Bearbeitung, Anzeige und Neuanlage von Adressen. Mit der „>“ Taste kann der Name in die Suchbezeichnung übernommen werden und anschließend angepasst werden. Die lange „<“ Taste neben dem Langtext kann zur automatischen Übernahme von Adressfeldern benutzt werden. Dazu wird der Inhalt der e-Mail Kontaktanfrage in den Langtext kopiert und anschließend übernommen. Das Format und die Reihenfolge dieser Formularergebnisse wird von der Kontaktseite auf Ihrer Internetpräsens bestimmt und muss entsprechend dem Beispiel unter:
C:\Address-Control\Import\Ergebnisse_aus_Internetkontaktformular.txt   angepasst werden. Zum testen können Sie unsere Beispieldatei öffnen, den Inhalt komplett markieren und kopieren. Im Langtext fügen Sie ihn wieder ein und übernehmen alle Daten in die jeweiligen Felder.

Auf der rechten Seite des Bildschirms finden Sie 144 Kennzeichen (4x36), die für jede Adressdatenbank unterschiedlich benannt werden können. Mit den Kennzeichen können Zuordnungen und spätere Filter und Selektionen für jede Adresse ein- und ausschließend gewählt werden. Unter „Filter & Suche“ können z.B. sofort alle Adressen angezeigt werden, die das Kennzeichen „Tageszeitung“ besitzen. Es kann nach bestimmten Feldern z.B. Suchbezeichnung oder Nummer im Volltextmodus gesucht werden. Geben Sie dazu nur einige Buchstaben oder Zahlen ein und lassen die Anzeige mit „...“ aktualisieren. Alle Filter können mit „X“ wieder entfernt werden. Ist der Filter aktiv, so werden alle [ ] selektierten Adressen "fett" dargestellt. Gelöschte (markierte) Adressen werden durchgestrichen und [ ] zur Zeit gesperrte Adressen rot dargestellt. Gelöschte oder gesperrte Adressen werden nicht exportiert oder gedruckt.

Mit der Powersuche & Filter können sowohl 20 ein- als auch ausschließende Kennfelder gewählt werden. Zusätzlich kann ein bestimmtes Land oder Postleitzahlbereich eingestellt werden.

Die Dublettensuche dient zum Auffinden doppelter Adressen. Dabei können die Felder Name, Anschrift, Ansprechpartner oder e-Mail-Adresse benutzt werden.

Unter „Drucken“ können Sie eine Telefonliste, Adressliste oder Etiketten ausdrucken.  Der Formulareditor zum Anpassen der Berichte an Ihre Wünsche oder Drucker- und Papiereinstellungen steht Ihnen hier „...“ oder im Menüpunkt Extras zur Verfügung.  Wer sich die Änderungen mit diesem Tool nicht zutraut (einige Grundkenntnisse sollten vorhanden sein), kann Änderungen auch durch uns veranlassen.

Export ___ 

In der Einzelplatz- und Netzwerkversion werden folgende Schnittstellen unterstützt:

Export in Textdatei (csv), Excel-Datei, Zwischenablage und die direkte Übergabe in Adressverzeichnisse von Tobit.

Das Tobit InfoCenter (David http://www.tobit.com ist nicht im Lieferumfang enthalten) kann sofort personalisierte Serienmails und Faxe versenden. Ihr IT-Betreuer kann Ihnen beim Erwerb und der Installation helfen.

Die bekannten Serienbrieffunktionen von Word (MS Word und Excel muss installiert sein) können je nach Version und Installation Serienbriefe, Serienmails und Faxe manuell generieren.

Die Kopie der e-Mail Empfänger (Zwischenablage) kann in jedem Programm (Outlook, Express, Morzilla..) in der Empfängerzeile (bcc) eingefügt (Strg + V) werden.

Die SMS-Funktion ist abhängig von Ihrem Provider. Diese Funktion wird auf Anfrage von uns zusätzlich angepasst.

Historie ___

Zusätzlich kann die Aktion in der Historie mit einem Aktionsnamen gespeichert werden. Damit ist auch später nachvollziehbar welche Adressen bei welcher Aktion teilgenommen haben. Im Menü finden Sie unter „Historie“ alle durchgeführten Aktionen (Anschreiben, Mailings..) für alle Adressen. Mit dem Filter können Sie die  Anzeige auf bestimmte Aktionen eingrenzen

Kontakt ___

Unter Kontakt haben Sie die Möglichkeit zu jeder Adresse Details, wie geführte Gespräche, Themen und Aktionen zu erfassen. An eingetragene Termine kann man sich über die Wiedervorlage der Aufgaben unter Extras\Optionen immer beim Programmstart erinnern lassen bzw. über Termine jederzeit anzeigen lassen.