Adressverwaltung - Hilfe

Installation

Unter Download können Sie die Adressverwaltung herunterladen. Klicken Sie dazu die Datei adress_setup.exe an und speichern Sie lokal z.B. unter c:\Eigene Dateien\Download\.. ab. Öffnen Sie den Explorer und starten durch einen Doppelklick die Datei. Sie werden nun durch die Installationsroutine geführt und können das Installationsverzeichnis und eine Programmgruppe wählen.

Ab Windows 7 sollten Sie unbedingt die Voreinstellung für das Installationsverzeichnis "c:\Address-Control.." übernehmen.

Nach der Installation der Adressverwaltung können Sie die Programmausführung über das Startmenü (Programme / Address-Control..) oder über das Icon auf dem Desktop starten. Ihre Demoversion ist voll funktionsfähig und bleibt Ihnen auch nach der Freischaltung der Vollversion mit der Lizenznummer, einschließlich Ihrer erfassten Daten, erhalten! Sie ist nicht zeitlich beschränkt. Der Datenexport ist in der Demoversion auf 3 Adressen beschränkt und es können nur 30 Adressen pro Datenbank (15) erfasst werden.

Registrierung

Mit der Bestellung erhalten Sie Ihre Rechnung für die Adressverwaltung per E-Mail. Nach dem Zahlungseingang oder -nachweis bekommen Sie per Mail Ihre Lizenznummer und können die Vollversion aktivieren. Bitte beachten Sie, dass wir die Überweisungszeiten der Banken nicht beeinflussen können!

Menü

Datei Hier finden Sie alle Menüpunkte, die auch im Schnellstartmenü (Abb.) sichtbar sind. Unter Extras finden Sie die Optionen mit den Verzeichniseinstellungen für den Datenexport und die Programmeinstellungen, den Formulareditor für die Anpassung von Berichten, die Schnittstellen für den Datenimport, die Datenreorganisation, den Passwortschutz und die Registrierung. Die Registrierung ist nicht mehr anwählbar, wenn Sie die Vollversion bereits freigeschalten haben. Unter Info und auf dem Desktop finden Sie Ihren Lizenzeintrag und Ihre Versionsnummer. Die Reorganisation von Daten bewirkt das endgültige Löschen und die Neuindizierung der Datenbanken. Während der Reorganisation müssen alle weiteren Benutzer im Netzwerk die Adressverwaltung beendet haben!

Unter den Optionen muss einmalig das Verzeichnisse für den Standard-Datenexport und das David-Import-Verzeichnis angegeben werden.

Legen Sie hier fest, wie Ihre Suchbezeichnung automatisch erstellt wird, ob die letzte Datenbank sofort geöffnet wird und wann Sie über anliegende Termine informiert werden möchten. Der Programmstart kann in einem Fenster oder im Vollbildmodus erfolgen. Ist der Passwortschutz aktiviert, können Sie den Standard-Login-User hier festlegen.

Unter Detail können alle Adress-Verzeichnisse des Tobit-InfoCenters angelegt und beschriftet werden. Das vereinfacht den späteren Export in genau definierte persönliche oder öffentliche Verzeichnisse des David-Servers.

Passwortschutz

Hier können Sie (Adminc) den Passwortschutz für den Programmstart aktivieren und die Passwörter festlegen. In der Demoversion und im Auslieferzustand sind keine Passwörter hinterlegt!

Datenimport

Eine Beschreibung des Datenimportes aus dem Tobit InfoCenter (David) finden Sie beim Aufruf dieses Programmpunktes. Somit können Sie bereits vorhandene Adress-Archive für größere Selektionen in die Adressverwaltung übernehmen und später gut selektiert für Mailings an David zurückgeben.

Der Datenimport - universell kann Daten im *.txt oder *.csv Format importieren. Die Datenstruktur entspricht der des Exportes. Lesen Sie dazu bitte unbedingt die Hinweise im Importverzeichnis und benutzen zum testen unser Beispiel. Ein Beispiel für einen Datenimport - angepasst finden Sie in der Demoversion für eine Telefonbuch CD. Über den Datenimport - Outlook können Sie Ihre Kontakte aus Outlook (NICHT Outlook-Express) in die Adressverwaltung importieren.

Adressbuch wählen

Mit der Adressverwaltung können bis zu 15 Adressdatenbanken verwaltet werden. Hier werden Sie angelegt und zur für die Bearbeitung ausgewählt. Vergeben Sie für jede Datenbank einen frei wählbaren Namen. Mit Kopieren können Sie ein vorhandenes Adressbuch auf einen freien Eintrag kopieren und eine interne Sicherungskopie erstellen. Dies ist aber kein Ersatz für eine Datensicherung des gesamten Verzeichnisses der Adressverwaltung (c:\Address-Control\..), die Sie regelmäßig durchführen sollten. Bitte beachten Sie, dass beim Löschen einer Adressdatenbank alle Adressen unwiderruflich gelöscht werden! Durch die Vergabe eines neuen Namens des Adressbuches (statt "leer") wird ein neues Adressbuch angelegt. Mit Anlegen / Bearbeiten ist das gewählte Adressbuch aktiv.

Adressbuch bearbeiten

Die linke Seite dient zur Auswahl, Bearbeitung, Anzeige und Neuanlage von Adressen. Je nach Einstellungen unter Extras / Optionen wird die Suchbezeichnung aus der Organisation 1 und 2 oder mit dem Ansprechpartner automatisch generiert.

Mit dem Eintrag der Postleitzahl oder des Ortes wird beim Verlassen des betreffenden Feldes standardmäßig in der geöffneten Adress-Datenbank nach dem zugehörigen (bereits vorhandenen) Ort oder der Postleitzahl gesucht, wenn er noch nicht eingetragen wurde. Dabei wird das zuvor zugeordnete Land berücksichtigt.

Haben Sie länderspezifische Postleitzahl-Datenbanken installiert (siehe Bestellung), wird zuerst in diesen gesucht und betreffende Ergebnisse werden zur Auswahl angezeigt. Hierbei reicht die Eingabe von Anfangszahlen oder Buchstaben. Wird ein Ort oder Postleitzahl eindeutig, also nur einmal gefunden, so wird das Ergebnis sofort übernommen. Für die Eingabe weiterer Länder können auch Kleinbuchstaben verwendet werden. Deren Umwandlung geschieht automatisch bzw. bei den Orten mit der Auswahl in den Suchergebnissen. Testen können Sie dies mit Österreich. Diese Postleitzahl-Datenbank kann man heute noch kostenlos im Internet beziehen und wir haben Sie bereits der Demoversion beigelegt. Die Postleitzahl-Datenbanken erhalten Sie von uns zugesandt und speichern Sie in Ihrem Verzeichnis "c:\Address-Control\..". Die Dateien tragen die Bezeichnung plz_xx.*, wobei xx für das Länderkennzeichen (de,at,ch,it usw.)steht. Werden Sie nun vom Programm gefunden, so werden sie benutzt und die beschriebenen Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung. Die Installation der Dateien kann jederzeit nachgeholt werden.

Über die "Link"-Schaltflächen kann bei vorhandener E-Mail-Adresse oder Internet-Domain sofort eine E-Mail versendet oder die Internetseite angezeigt werden. Adressen oder die Route vom Absender des jeweiligen Adressbuches zur Adresse können direkt in Google Maps dargestellt werden.

Wenn Sie es wünschen, so können Sie Ihren Kontakten ein Bild zuordnen oder den Geburtstag eintragen. Dies ermöglicht später den Ausdruck eines Geburtstagskalenders oder Liste. Wer an Geburtstage automatisch erinnert werden möchte findet hier eine Lösung.  

Auf der rechten Seite des Bildschirms finden Sie 144 Kennzeichen, die für jede Adressdatenbank unterschiedlich benannt werden können. Mit den Kennzeichen können Zuordnungen und spätere Filter und Selektionen für jede Adresse ein- und ausschließend gewählt werden.

Unter „Filter & Suche“ können z.B. sofort alle Adressen angezeigt werden, die das Kennzeichen „Tageszeitung“ besitzen. Es kann nach bestimmten Feldern z.B. Suchbezeichnung oder Nummer im Volltextmodus gesucht werden. Geben Sie dazu nur einige Buchstaben oder Zahlen ein und lassen die Anzeige mit „...“ aktualisieren. Alle Filter können mit „X“ wieder entfernt werden.

Ist der Filter aktiv, so werden alle [ ] selektierten Adressen "fett" dargestellt. Gelöschte (markierte) Adressen werden durchgestrichen und [ ] zur Zeit gesperrte Adressen rot dargestellt. Gelöschte oder gesperrte Adressen werden nicht exportiert oder gedruckt.

Mit dem Kennzeichen-Filter können sowohl 20 ein- als auch ausschließende Kennfelder gewählt werden. Zusätzlich kann ein bestimmtes Land oder Postleitzahlbereich eingestellt werden.

Hinweise zu Kennzeichenfeldern:

- Die Bezeichnung der Kennzeichenfelder kann direkt in der Adressmaske vergeben oder geändert werden.
- Bei der nächsten Datenreorganisation werden Sie alphabetisch geordnet und in den 4 Karteien angezeigt.
- Die Kennzeichen selbst bleiben erhalten, auch wenn Sie die Bezeichnung ändern.
- ACHTUNG: Wird die Bezeichnung eines Kennzeichens geleert, so werden auch alle Kennzeichen entfernt!

Die Dublettensuche dient zum Auffinden doppelter Adressen. Dabei können die Felder Name, Anschrift, Ansprechpartner oder E-Mail-Adresse benutzt werden.

Drucken können Sie eine Telefonliste, Adresslisten, Etiketten und eine Geburtstagsliste für den kommenden Zeitraum.  Der Formulareditor zum Anpassen der Berichte an Ihre Wünsche oder Drucker- und Papiereinstellungen steht Ihnen hier „...“ oder im Menüpunkt Extras zur Verfügung. Wer sich die Änderungen mit diesem Tool nicht zutraut (einige Grundkenntnisse sollten vorhanden sein), kann Änderungen auch durch uns veranlassen. Eine Kurzanleitung finden Sie hier

Export

In der Einzelplatz- und Netzwerkversion werden folgende Schnittstellen unterstützt:

Die bekannten Serienbrieffunktionen von Word (MS Word und Excel muss installiert sein) können je nach Version und Installation Serienbriefe, Serienmails und Faxe manuell generieren. Hierzu legen Sie den Speicherort und den Namen der Exceldatei beim Export fest. Der Aufbau der Exceldatei ist immer gleich, so dass Ihre Verknüpfungen zu Word-Serienbriefen erhalten bleiben können.

Die Kopie der E-Mail Empfänger (Zwischenablage) kann in jedem Programm (Outlook, Express, Morzilla..) in der Empfängerzeile (bcc) eingefügt (Strg + V) werden.

Weiterhin steht die universelle Text-Datei Schnittstelle (Im-/Export), die Übergabe an Outlook, Live Mail und Google E-Mail, sowie der Export zur Weiterverarbeitung bei der Deutschen Post zur Verfügung.

Schnelle personalisierte Mailings erstellen wir mit dem David:

Das Tobit InfoCenter (David http://www.tobit.com ist nicht im Lieferumfang enthalten) kann sofort personalisierte Serienmails und Faxe versenden. Ihr IT-Betreuer kann Ihnen beim Erwerb und der Installation helfen. Die bekannten Serienbrieffunktionen von Word (MS Word und Excel muss installiert sein) können je nach Version und Installation Serienbriefe, Serienmails und Faxe manuell generieren.

Die SMS-Funktion ist abhängig von Ihrem Provider. Diese Funktion wird auf Anfrage von uns zusätzlich angepasst.

Historie

Zusätzlich kann die Aktion in der Historie mit einem Aktionsnamen gespeichert werden. Damit ist auch später nachvollziehbar welche Adressen bei welcher Aktion teilgenommen haben. Im Menü finden Sie unter „Historie“ alle durchgeführten Aktionen (Anschreiben, Mailings..) für alle Adressen. Mit dem Filter können Sie die  Anzeige auf bestimmte Aktionen eingrenzen.

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